Strona główna RODO

RODO

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej jako „RODO” niniejszym realizujemy obowiązek informacyjny w przedmiocie przetwarzania danych osobowych.

  • Administrator danych

Administratorem danych osobowych zebranych od Państwa jest: Empire Nord Groupe Sp. z o.o. zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Bielsku-Białej VIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000470493, NIP 9372666970, REGON 243319012.

  • Kategorie i cele przetwarzanych danych osobowych

W ramach realizowanych przez nas usług możemy przetwarzać Państwa dane osobowe jako naszych Klientów (Klientów prowadzących różne formy działalności) oraz dane osobowe naszych Dostawców tj. podmiotów współpracujących z nami (dostarczających nam określone usługi np. transportowe). Dane osobowe możemy pozyskiwać zarówno bezpośrednio od Państwa jak i z innych źródeł jak rejestry publiczne, a także za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji jak: e-mail, połączenie telefoniczne, formularz kontaktowy dostępny na naszych stronach internetowych.

Możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych, mianowicie w szczególności: dane rejestrowe prowadzonej działalności (numer NIP, numer REGON, nazwa prowadzonej działalności, adres prowadzonej działalności gospodarczej), imię, nazwisko, dane kontaktowe jak e-mail, numer telefonu. W przypadku Dostawców będziemy przetwarzać dane rejestrowe prowadzonej działalności jak numer NIP, REGON, adres prowadzonej działalności, nazwa prowadzonej działalności, imię i nazwisko, dane kontaktowe jak e-mail, numer telefonu, stanowisko/pełniona funkcja.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania takich jak realizacja zamówienia lub podjęcie czynności poprzedzających realizację zamówienia. Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) oraz f) RODO, tj. gdy: przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy, której stroną jest podmiot danych lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy; przetwarzanie jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych lub osoby trzeciej.

Możemy przetwarzać również dane osobowe osób wyznaczonych do kontaktu, a także upoważnionych do reprezentowania Klienta/Dostawcy. Dane te mogą być przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Do wyżej wymienionych celów możemy przetwarzać w szczególności takie dane jak: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, pełniona funkcja, dane wynikające z dokumentu pełnomocnictwa. Dane te są każdorazowo przekazywane przez Klienta/Dostawcę.  

Zgodnie z art. 21 RODO, jeśli proces przetwarzania danych osobowych oparty jest na przesłance prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

W przypadku, kiedy podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji celów przetwarzania, o których mowa powyżej. Niepodanie danych osobowych może spowodować brak możliwości realizacji usług, w tym obowiązków ciążących na Administratorze. W pozostałym zakresie (w przypadku, kiedy podstawą prawną przetwarzania danych jest dobrowolnie udzielona zgoda) podanie danych osobowych jest dobrowolne.

  • Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępnić Państwa dane osobowe do uzasadnionych celów:

  1. podmiotom współpracującym, w przypadku, gdy udostępnienie jest niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia (np. firmy transportowe, podmioty dostarczające usługi w zakresie giełdy transportowej),  
  2. innym podmiotom w przypadku, kiedy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie obowiązujących przepisów prawa,  
  3. dostawcom usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne nasze polecenie i są na podstawie umowy zobowiązani do ochrony powierzonych im danych.

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być zatem takie podmioty jak: podmioty współpracujące z nami na zasadzie B2B, dostawcy strony internetowej, dostawcy w zakresie hostingu poczty elektronicznej, dostawcy usług IT, podmioty zajmujące się bezpiecznym niszczeniem dokumentów oraz nośników danych po ustaniu ich przydatności, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, kancelarie prawne, podatkowe i księgowe, podmioty zajmujące się windykacją należności.

  • Okres przechowywania

Państwa dane osobowe przetwarzamy w czasie realizacji zamówienia oraz po zakończeniu w okresie niezbędnym przewidzianym w przepisach prawa, a także ze względu na ciążące na nas obowiązki formalnoprawne lub prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych (obowiązki podatkowe; dochodzenie lub obrona przed roszczeniami).

  • Przysługujące prawa na gruncie RODO

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo żądania:

  1. dostępu do treści swoich danych (osoba, której przetwarzanie dotyczy może dowiedzieć się jakie dane Administrator przetwarza, w jaki sposób i w jakim celu);
  2. sprostowania swoich danych (osoba, której przetwarzanie dotyczy może zażądać poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych brakujących);
  3. usunięcia swoich danych (jeśli zachodzi jedna z przesłanek wynikających z art. 17 ust. 1 RODO; przesłanki wyłączające możliwość spełnienia żądania usunięcia danych przewidziane są w art. 17 ust. 3 RODO);
  4. ograniczenia przetwarzania (osoba, której przetwarzanie dotyczy może złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania. W przypadku, kiedy wniosek będzie zasadny, Administrator może przetwarzać dane w zakresie przechowywania będąc jednocześnie w zgodzie z art. 18 ust. 2 RODO);
  5. prawo do przenoszenia danych (prawo możliwe do realizowania w momencie, kiedy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby, której przetwarzanie dotyczy bądź realizacja umowy i przetwarzanie odbywa się w warunkach całkowitego automatyzowania);
  6. prawo wniesienia sprzeciwu (po otrzymaniu takiego żądania Administrator przestaje przetwarzać dane osobowe, co do których został wyrażony sprzeciw, o ile nie wykaże istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów wnioskodawcy, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami);
  7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Osoby, których przetwarzanie dotyczy mogą realizować ww. prawa, składając wniosek za pośrednictwem danych kontaktowych rodo@empire-ng.pl. Administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z realizacją ww. praw. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy.

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie Jej danych osobowych narusza przepisy prawa.

  • Zautomatyzowane podejmowanie decyzji/profilowanie

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób, który skutkowałby zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Oznacza to, że nie wykorzystujemy systemów informatycznych, które gromadziłyby informacje na temat Państwa i jednocześnie samodzielnie, automatycznie, podejmowałyby decyzje, które mogłyby wywołać wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływać.

  • Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich/organizacji międzynarodowych.